Полевой персонал
под полным контролем
под полным контролем
Чтобы сравнить предложения BTL-агентств, сначала приведите их к одинаковому объёму работ. Проверьте адреса, расписание, состав команды и требования к отчётности. Затем уточните, какие расходы вошли в цену и кто отвечает за отклонения во время акции. Разница в итоговых суммах может объясняться разным набором услуг.
Если вы уже готовите промоакцию, обсудите задачу с менеджером iamBTL. В форме укажите имя и телефон.
Допустим, бренд получил два предложения на дегустацию в торговой сети. В первом указаны часы промоутеров и фотоотчёт. Во втором отдельно посчитаны обучение, выезды супервайзера и доставка оборудования. По итоговой сумме пока нельзя выбрать более выгодный вариант: сначала нужно выяснить, включены ли эти работы в первое предложение и на каких условиях. Это условная ситуация, а не кейс конкретного агентства.
Для сравнения смет нужен общий бриф. Если одному участнику сообщили точные адреса и график, а другому только количество магазинов, расчёты могут опираться на разные предположения. Отправьте всем финальную версию задания, а изменения и ответы на вопросы, влияющие на стоимость, доводите до каждого участника.
В брифе зафиксируйте:
Если часть условий ещё неизвестна, попросите агентства вынести их в отдельный список допущений. Например: расчёт действует при готовности оборудования к определённой дате, а доставка за пределы указанной территории считается отдельно. Такие условия нужно сопоставить вместе со ставками.
Единый формат расчёта есть и в рекомендациях РАМУ по выбору поставщика маркетинговых услуг, редакция 2025 года: участники готовят рейт-карты по шаблону заказчика. Ассоциация также рекомендует заранее сообщать критерии оценки и бюджетные рамки. Это отраслевые рекомендации; конкретную процедуру компания выстраивает под свою закупочную задачу.
Для каждой строки предложения выясните единицу расчёта, объём, ставку и итоговую сумму. Позиция «организация акции» требует расшифровки: без неё непонятно, какие работы оплачены и что потребуется заказывать дополнительно.
| Блок | Что сопоставить в предложениях |
|---|---|
| Промоперсонал | Роли, число сотрудников, длительность и количество смен, учёт перерывов |
| Подбор и обучение | Требования к кандидатам, проверка знания продукта, подготовка замен |
| Управление проектом | Задачи менеджера и координаторов, работа с регионами, часы доступности |
| Контроль на точках | Способ проверки, график выездов супервайзера, действия при нарушениях |
| Оборудование и материалы | Производство или аренда, доставка, сборка, хранение, возврат |
| Отчётность | Состав данных, подтверждения, сроки, проверка и исправление ошибок |
| Дополнительные условия | Агентское вознаграждение, налоги в цене, расходы сверх сметы, порядок их согласования |
Попросите отметить напротив каждого необходимого блока: включён в цену, оплачивается отдельно, обеспечивает заказчик или ещё не рассчитан. Если услуга включена в ставку промоутера, уточните её объём. Само по себе отсутствие отдельной строки не означает, что агентство пропустило работу.
Отдельно проверьте условия оплаты, срок действия предложения и основания для пересчёта. Цена при одном графике оплаты может отличаться от цены при другом. Бухгалтерия или закупки должны подтвердить, что налоговые условия предложений сопоставлены корректно.
Для внутреннего согласования соберите полный бюджет: стоимость агентства, обязательные дополнительные услуги и расходы, которые остаются на стороне бренда. Не прибавляйте повторно то, что уже включено в ставку. Неопределённые позиции оставьте с пометкой «требуется расчёт», а не с нулевой стоимостью.
Чтобы обсудить состав работ для вашей акции, оставьте заявку в iamBTL. В разговоре с менеджером уточните подготовку команды, контроль и отчётность.
Попросите агентство показать, как оно организует именно вашу кампанию: кто ведёт проект, кто отвечает за точки и кто принимает решение, если запуск идёт не по плану. При работе через региональных партнёров уточните распределение задач и порядок контроля их работы.
Попросите обезличенный отчёт по акции с похожей механикой. Посмотрите, можно ли связать запись с конкретной точкой и сменой, увидеть отклонение и понять, что с ним сделали. Если агентство не может раскрывать клиентский материал, подойдёт демонстрационный образец, явно обозначенный как пример.
Обсудите подготовку промоутеров на конкретном задании. Кто утверждает инструкцию? Как проверяют знание продукта? Что происходит, если кандидат не проходит проверку или заменяется перед выходом? Ответы должны объяснять, как подготовленный сотрудник попадёт на согласованную смену.
Фраза «замена персонала предусмотрена» оставляет открытыми срок и условия замены. Попросите описать порядок действий: кто обнаруживает невыход, когда сообщает заказчику, откуда берётся сотрудник на замену и как учитывается неотработанное время. Если срок зависит от города или времени суток, это нужно видеть до выбора агентства.
Разберите и ситуацию, в которой промоутер приехал, но начать работу невозможно: магазин не подтвердил допуск, оборудование не доставлено или товар отсутствует. Для каждой причины определите ответственного за решение, порядок фиксации простоя и условия оплаты либо переноса смены. Эти договорённости должны быть отражены в согласованных документах проекта.
Под резервом агентство может иметь в виду сотрудника, готового выйти в согласованный срок, или повторный поиск по базе кандидатов. Уточните, какой вариант заложен в расчёт, где он действует и нужно ли оплачивать резерв отдельно.
Фотоотчёт показывает отдельные моменты работы на точке. Сам по себе он не подтверждает всю смену, качество каждой консультации или влияние акции на продажи. Поэтому ещё при сравнении предложений договоритесь, чем будут подтверждаться выходы, рабочее время и соблюдение инструкции. Способы проверки можно подробнее разобрать в материале о контроле работы промоутеров.
У каждого показателя в предложении должно быть понятное определение. Если агентство обещает отчёт о контактах, выясните, что считается контактом: обращение к покупателю, состоявшаяся консультация или выдача образца. Затем уточните способ учёта и проверку данных. Сравнивать такие показатели между агентствами можно только при одинаковых определениях.
Если задача связана с продажами, заранее определите источник данных, доступный период и способ оценки результата. Само совпадение роста продаж с датами акции ещё не показывает её вклад: могли измениться цена, наличие товара или другие активности в магазине. Без подходящих данных агентство сможет отчитаться о выполненных работах, но вывод о дополнительных продажах потребует отдельной проверки.
До окончательного решения согласуйте внутри компании обязательные требования. Например, подтверждённый запуск в нужных городах, определённый порядок замены и отчёт в согласованном формате. Если предложение не закрывает обязательное условие, сначала получите уточнение или скорректируйте задание для всех участников.
В сравнительной таблице укажите по каждому агентству полный бюджет, подтверждение обязательных требований, исключения и вопросы без ответа. При использовании балльной оценки заранее определите критерии и их значимость для вашей кампании. Высокий общий балл не должен скрывать невыполненное обязательное условие.
Перед утверждением сметы соберите в одну версию документов:
По оставшимся расхождениям отправьте агентствам конкретные вопросы. Вместо «всё ли включено?» спросите: «Входит ли доставка оборудования на каждую точку и обратно?», «Кто и в какой срок организует замену?», «Какие расходы потребуют дополнительного согласования?». Попросите агентства внести эти уточнения в финальные предложения до утверждения бюджета.
Если вам нужно предложение на проведение промоакции, оставьте имя и телефон в форме iamBTL. При разговоре с менеджером обсудите механику, города и плановые даты. Если бриф уже готов, согласуйте способ его передачи.